27/11/2013

Succesvol inschrijven op aanbestedingen!

Meedoen aan aanbestedingen is voor veel organisaties de belangrijkste manier om opdrachten binnen te halen. Aandacht voor het communicatieve aspect vergroot de slagingskans. Bedrijven maken steeds vaker gebruik van onze kennis en ervaring op dit vlak. Een paar lessen uit onze praktijk.

Start multidisciplinair
Inhoudsdeskundige plus sales plus bidmanager plus communicatie = een topinschrijving. Begin het traject met een kickoff van een dagdeel, en zet alle experts bij elkaar. Bepaal samen de uitgangspunten voor de inschrijving (stel de 3 kernvragen!). En verdeel het werk slim. Dat werkt verder in het traject sneller én levert meer kwaliteit op.

Stel de 3 kernvragen
Wie beoordeelt de inschrijving?
Experts schrijven vaak voor experts. Salesmensen voor de beslissers. Maar wie beoordeelt jouw inschrijving echt? Inkopers, mensen van de werkvloer, de Raad van Bestuur – de doelgroep kan sterk verschillen. In veel gevallen staat in het aanbestedingsdocument wie er beoordeelt. Doe er je voordeel mee, en maak je tekst op maat.

Wat zijn de vormvereisten?
Check je speelruimte. Wat zijn de vormvereisten? Wat is de maximale tekstlengte, bestaat de mogelijkheid beeld te gebruiken of een aanvullend, vormvrij document toe te voegen. De ruimte benut je vervolgens optimaal. De maximale tekstlengte geeft overigens ook richting aan de verwachte diepgang van een antwoord. 

Welke vragen liggen achter de criteria?
Een grote valkuil is het niet goed lezen van de vraag. Analyseer daarom de vragen altijd goed. En ga daar nog een stap verder in. De combinatie van vragen of de formulering van een vraag verraadt soms veel over de echte zorgen van de aanbesteder. Het laat iets zien van eerdere ervaringen. Die inzichten helpen je echt raak te schieten.

Wees onderscheidend: denk als de concurrent
Vaak is bekend welke concurrenten (waarschijnlijk) inschrijven op de aanbesteding. En is er ook de nodige kennis over die concurrenten in huis bij sales. Daardoor kun je vanuit het perspectief van de concurrent naar de aanbesteding kijken. Een goede manier om voor jezelf vast te stellen hoe jouw bedrijf zich kan onderscheiden.